El sistema Verifactu es mucho más que una actualización de software; supone un cambio fundamental en la relación fiscal entre los contribuyentes y la Administración. Nace de la Ley 11/2021, conocida como Ley Antifraude, y su propósito es establecer un nuevo estándar de integridad y trazabilidad para todos los registros de facturación. Comprender su funcionamiento y sus metas no es solo una necesidad regulatoria, sino una decisión estratégica que impactará directamente en la eficiencia y la confianza de tu empresa.
Verifactu, cuyo nombre técnico es «sistema de emisión de facturas verificables«, no es un programa de facturación en sí mismo. Se trata de un conjunto de requisitos técnicos y legales que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). Su objetivo principal es asegurar que cada factura emitida genere un registro informático inalterable, seguro y rastreable desde su creación. Esto implica que el software de facturación debe ser capaz de crear una «huella digital» o hash para cada factura, encadenarla con la anterior y certificar que no puede ser modificada ni borrada sin dejar rastro.
Este mecanismo confirma que toda la información comercial se registra de forma fidedigna, eliminando la posibilidad de usar software de doble uso que permita mantener una contabilidad B. La implementación de este sistema significa que herramientas como hojas de cálculo o procesadores de texto ya no serán válidas para emitir facturas, al no poder asegurar los principios de integridad, conservación y accesibilidad que exige la nueva normativa.
El principal impulsor de esta regulación es la lucha contra el fraude fiscal y la economía sumergida. La Agencia Tributaria busca cerrar las brechas que permiten la manipulación de la facturación y la ocultación de ingresos. Al estandarizar los sistemas de facturación, se crea un entorno donde cada transacción comercial queda registrada de manera transparente y verificable, tanto para la administración como para los clientes.
Además de prevenir el fraude, la normativa persigue un segundo objetivo clave: la digitalización y modernización del tejido empresarial español. Al incentivar el uso de soluciones de facturación avanzadas, se fomenta la automatización de procesos contables, se minimizan los errores manuales y se mejora la eficiencia general de las empresas. Esto no solo beneficia a la Administración al simplificar las inspecciones, sino que también proporciona a los negocios un mayor control sobre su información financiera y una base sólida para la toma de decisiones.
La llegada de este nuevo marco regulatorio supondrá un cambio profundo en las rutinas diarias de facturación. La modificación más visible será la obligatoriedad de utilizar un software que cumpla con los requisitos de la AEAT. Cada factura emitida deberá incluir un código QR que contendrá información clave y permitirá a cualquier persona, incluido el cliente final, verificar su validez directamente en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Esta funcionalidad aporta un nivel de confianza y seguridad sin precedentes a las transacciones.
Asimismo, el sistema promueve la interconexión en tiempo real con la AEAT. Aunque el envío automático de los registros de facturación será, en principio, voluntario, los sistemas deben estar preparados para remitir esta información de forma inmediata si la administración lo requiere. Esto implica que la gestión contable se vuelve más dinámica, sentando las bases para un modelo fiscal más automatizado y proactivo.
Conocer las fechas clave para la implementación es fundamental para planificar una transición ordenada. La normativa establece plazos diferenciados según el tipo de contribuyente, por lo que es vital identificar en qué grupo se encuentra tu negocio para actuar a tiempo. Ignorar este calendario puede acarrear no solo problemas operativos, sino también sanciones económicas significativas.
A continuación, se presenta una tabla resumen con las fechas clave:
| Grupo de Contribuyente | Fecha de Entrada en Vigor | Puntos Clave |
| Empresas y Sociedades | 1 de enero de 2027 | Obligatorio para entidades sujetas al Impuesto de Sociedades. |
| Autónomos y Profesionales | 1 de julio de 2027 | Se recomienda iniciar la adaptación con antelación para una transición fluida. |
Para la mayoría de las empresas y entidades sujetas al Impuesto de Sociedades, la obligación de usar un sistema de facturación adaptado comienza el 1 de julio de 2027. Desde ese día, cualquier factura emitida deberá generarse a través de un software que cumpla con todos los requisitos técnicos y legales del reglamento. Es importante señalar que los desarrolladores de software disponen de un plazo previo para adaptar sus soluciones, lo que asegura que habrá una oferta de programas compatibles en el mercado.
Anticiparse es la mejor estrategia. Recomendamos a las empresas aprovechar los meses previos para evaluar sus sistemas actuales, elegir un proveedor de software adecuado como Odoo, y realizar la migración y formación del personal. Esperar al último momento puede generar interrupciones en la operativa y dificultar una correcta implementación.
La normativa es consciente de las particularidades de los trabajadores por cuenta propia, por lo que ha establecido un plazo de adaptación más amplio para autónomos y profesionales. Aunque la fecha exacta puede estar sujeta a ajustes finales, la tendencia es otorgarles un margen adicional para que puedan adaptarse a los nuevos requerimientos sin la misma presión que las grandes estructuras empresariales.
A pesar de contar con más tiempo, no es aconsejable que los autónomos dejen la adaptación para el final. Empezar a investigar soluciones de facturación compatibles con antelación permite tomar una decisión más informada y encontrar la herramienta que mejor se ajuste a sus necesidades. Un ERP escalable como Odoo ofrece soluciones adaptadas tanto para pymes como para profesionales independientes, permitiendo empezar con un módulo de facturación y crecer a medida que lo hace el negocio.
El incumplimiento de la normativa conlleva sanciones económicas importantes, diseñadas para disuadir cualquier intento de evasión. Las empresas que utilicen un software de facturación no certificado se enfrentan a multas que pueden alcanzar los 50.000 euros. Esta sanción subraya la responsabilidad del contribuyente de asegurarse de que sus herramientas de gestión son conformes a la ley.
Las penalizaciones son aún más estrictas para los desarrolladores y comercializadores de software que no cumplan los requisitos. La producción o venta de sistemas que permitan la manipulación de datos contables puede ser sancionada con multas de hasta 150.000 euros por cada ejercicio en el que se hayan producido ventas. Esta doble vía de sanción busca proteger la integridad de todo el ecosistema de facturación.
Una vez establecido el calendario, es fundamental delimitar qué contribuyentes deberán adaptarse a esta nueva realidad fiscal. La normativa tiene un alcance muy amplio, pero también contempla excepciones importantes. Comprender si tu empresa o actividad profesional se encuentra entre los obligados es el primer paso para iniciar el proceso de adaptación y elegir las herramientas tecnológicas adecuadas.
La obligación de utilizar un sistema de facturación verificable se aplica a prácticamente todos los empresarios y profesionales que expiden facturas en territorio español. Esto incluye sociedades mercantiles (S.A., S.L.), pymes, autónomos y otras entidades en régimen de atribución de rentas. La normativa no distingue por volumen de facturación o tamaño, lo que significa que desde un profesional independiente hasta una gran empresa deben asegurarse de que su software de facturación cumple con los nuevos estándares.
El objetivo es universalizar las buenas prácticas en la gestión de facturas, asegurando que todos los actores económicos operen bajo las mismas reglas de transparencia. Por tanto, si tu negocio emite facturas, es casi seguro que esta normativa te afecta directamente.
A pesar de su amplio alcance, el reglamento establece algunas excepciones notables. La más importante es para las empresas que ya están acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII). Dado que estas compañías ya reportan sus registros de facturación a la AEAT casi en tiempo real, se considera que cumplen con un nivel de control fiscal equivalente.
También quedan fuera del ámbito de aplicación los contribuyentes de los territorios forales (País Vasco y Navarra), ya que estas comunidades cuentan con sus propios sistemas de control, como el conocido TicketBAI. Asimismo, ciertas operaciones bajo regímenes especiales de IVA y actividades que no requieren la emisión de factura podrían quedar exentas, aunque es crucial consultar la normativa específica para cada caso.
Es habitual confundir Verifactu con el SII, pero son dos sistemas con propósitos y alcances diferentes. Mientras el SII se enfoca en el reporte de datos, Verifactu se centra en la integridad del software de origen.
| Característica | Verifactu | Suministro Inmediato de Información (SII) |
| Objetivo Principal | Garantizar la integridad e inalterabilidad del registro de facturación en origen. | Reportar los registros de facturación a la AEAT casi en tiempo real. |
| Alcance | Prácticamente todos los empresarios y profesionales (excepto exenciones). | Grandes empresas (facturación > 6M€), grupos de IVA, etc. |
| Foco del Sistema | Cómo se genera y guarda la información en el software de la empresa. | Qué se envía y cuándo se envía la información a la AEAT. |
| Envío de Datos | El envío en tiempo real es voluntario. | El envío en un plazo de 4 días es obligatorio. |
Esta tabla clarifica que, aunque ambos sistemas buscan mejorar el control fiscal, operan en fases y sobre colectivos distintos.
Cumplir con la normativa implica que el software elegido incorpore una serie de funcionalidades técnicas específicas. Estos requisitos son el núcleo del sistema, y su correcta implementación permitirá a las empresas operar con total tranquilidad. Conocerlos te ayudará a evaluar si tu sistema actual es adaptable o si necesitas una solución más robusta como Odoo.
El concepto clave es la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación. Cada vez que se emite una factura, el sistema debe generar un registro informático que no pueda ser modificado. Para ello, el software utiliza técnicas criptográficas, como la generación de una «huella digital» o hash para cada registro, un código alfanumérico único que actúa como un sello de seguridad.
Cualquier mínimo cambio en los datos de la factura produciría un hash completamente diferente, haciendo evidente cualquier intento de manipulación. Este mecanismo asegura que los registros son un reflejo fiel de las operaciones.
Una de las novedades más visibles será la inclusión de un código QR en todas las facturas. Este código contiene información esencial del documento, como el NIF del emisor y receptor, la fecha, el número de factura y los importes. Su función principal es permitir una verificación rápida y sencilla de su autenticidad.
Cualquier persona, desde un inspector hasta el cliente final, podrá escanear el código QR con un dispositivo móvil y ser redirigido a una página segura de la AEAT para confirmar que la factura ha sido registrada correctamente en un sistema compatible. Esta herramienta de transparencia otorga un poder de verificación sin precedentes al consumidor.
Para reforzar aún más la seguridad, los sistemas deben utilizar la firma electrónica para sellar cada registro. Esta firma certifica tanto la autenticidad del emisor como la integridad del contenido. Además, los registros deben estar encadenados entre sí, de modo que el registro de una factura incluye información del hash de la factura anterior, creando una cadena secuencial e ininterrumpida.
Esta estructura hace virtualmente imposible alterar un registro sin romper la secuencia, lo que sería detectado de inmediato. El encadenamiento asegura una trazabilidad completa de todas las operaciones.
Una de las dudas más frecuentes es si el nuevo sistema obliga a enviar todas las facturas a la AEAT en tiempo real. La respuesta es que el envío automático e instantáneo de los registros es voluntario. Las empresas pueden optar por un sistema que remita la información de forma simultánea a la expedición de la factura.
Alternativamente, pueden usar un sistema que cumpla con todos los requisitos pero que no realice el envío automático. En este caso, la empresa debe conservar todos los registros firmados y encadenados, lista para enviarlos a la AEAT si se los solicitan. Aunque el envío sea voluntario, la opción de remitir los datos en tiempo real puede agilizar procesos futuros.
Afrontar la transición a la nueva normativa puede ser el catalizador perfecto para modernizar tu gestión. Adoptar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) como Odoo no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que integra la facturación con el resto de tus operaciones, convirtiendo una obligación legal en una ventaja competitiva.
Odoo se posiciona como una solución ideal para afrontar este cambio, ya que es una plataforma de gestión empresarial completa y modular. El equipo de Odoo trabaja continuamente para adaptar sus módulos de contabilidad y facturación a las últimas normativas. Esto significa que al implementar Odoo, obtienes un sistema centralizado que gestiona todo tu negocio de forma legalmente conforme.
La adaptación a Verifactu en Odoo se integrará de forma nativa, probablemente en las versiones más recientes como Odoo 17 y 18. Esto asegura que la generación del hash, la firma electrónica, el encadenamiento y el código QR se realicen de manera automática y transparente. Tu equipo podrá seguir trabajando como siempre, con la tranquilidad de que el sistema se encarga del cumplimiento.
Gestionar el cumplimiento desde un ERP como Odoo ofrece beneficios que van más allá de evitar una sanción. Al tener la facturación conectada con ventas, inventario y contabilidad, se eliminan errores manuales y se asegura la coherencia de la información. La automatización de procesos libera tiempo valioso que tu equipo puede dedicar a tareas de mayor valor.
Un ERP también proporciona una visibilidad completa y en tiempo real de la salud financiera de tu negocio. La trazabilidad que exige la normativa se extiende a todo el ciclo comercial, desde el presupuesto inicial hasta el cobro final. Esto no solo facilita las auditorías, sino que también te proporciona datos fiables para tomar decisiones estratégicas informadas.
En Openred, como expertos en la implementación de Odoo en España, sabemos que cada empresa es única. Por eso, nuestro enfoque va más allá de la simple instalación del software. Te acompañamos en cada paso del proceso, analizando tus flujos de trabajo y configurando Odoo para que se adapte a ellos. Nos aseguramos de que no solo cumplas con la normativa, sino que aproveches al máximo el potencial del ERP.
Hemos ayudado a numerosas empresas a digitalizar sus procesos con Odoo, y nuestra experiencia nos permite anticipar desafíos y garantizar una implementación fluida. Con Openred, la adaptación a la nueva regulación se convierte en una oportunidad de crecimiento.
La llegada de una normativa tan relevante genera dudas. Para ayudar a las empresas, hemos reunido y respondido a algunas de las preguntas más habituales sobre este nuevo sistema.
No, aunque ambos conceptos se relacionan con la digitalización fiscal, no son lo mismo. Verifactu se refiere a los requisitos del software para garantizar la integridad de las facturas. Por otro lado, la factura electrónica obligatoria (B2B) se refiere al formato y canal de intercambio, exigiendo un formato estructurado como Facturae. Ambas normativas convivirán, y una solución integral como Odoo está preparada para gestionar ambos cumplimientos.
La respuesta es un rotundo no. Herramientas como Excel o Word no cumplen los requisitos técnicos de la nueva regulación, ya que no pueden asegurar la inalterabilidad de los registros, generar firmas electrónicas ni encadenar facturas de forma segura. Su uso para emitir facturas dejará de ser válido. La transición a un software certificado es, por tanto, ineludible y una oportunidad para profesionalizar la gestión.
El código QR contendrá un resumen de los datos clave del documento: NIF del emisor y del receptor, número y serie de la factura, fecha de expedición e importe total. Al escanearlo, permitirá comprobar de forma instantánea que la factura corresponde a un registro válido dentro de un sistema Verifactu, reforzando la transparencia.
La seguridad y privacidad son prioritarias. La comunicación entre el software y la AEAT se realizará a través de canales seguros y cifrados, siguiendo los estándares de protección de datos más exigentes. El sistema está diseñado para transmitir únicamente la información fiscal necesaria, no datos comerciales sensibles. El cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es un pilar de la normativa.
