Gestión de la Documentación

Actualmente, trabajamos con una gran cantidad de documentos digitales, de hecho cada vez usamos menos papel en la tareas administrativas. El problema al que nos enfrentamos ahora es, cómo gestionar esta documentación de forma ágil y efectiva, evitando pérdidas de tiempo, manteniendo un control de versiones, identificando el autor de los mismos, catalogándolos en diferentes categorías y, asociándolos de un solo vistazo a información útil.

Las actuales soluciones de Gestión Documental facilitan el control, seguimiento, búsqueda y organización de todos los documentos y archivos digitales en cualquier Organización. .

Las actuales soluciones de Gestión Documental facilitan el control, seguimiento, búsqueda y organización de todos los documentos y archivos digitales en cualquier Organización.

Alfresco

Gestión documental con Alfresco

Alfresco es una Herramienta de Gestión documental basada en Software Libre, que permite la creación de un repositorio de archivos y contenidos, almacenando toda la información en un mismo Sistema.

Los usuarios podrán acceder a la Plataforma en cualquier momento y desde cualquier lugar, mediante un navegador web de uso fácil e intuitivo.

Alfresco permite, entre otras, las siguientes funciones:

Catalogar y clasificar los documentos por múltiples criterios.
Extraer metadatos de los documentos, automáticamente.
Asignarles propiedades y características.
Realizar búsquedas complejas, incluyendo el contenido del documento, metadatos, categorías, etc.
Enviar e-mail y notificaciones a otros usuarios incluyendo referencias al documento.
Crear flujos de trabajo, aprobación, supervisión, etc.
Control de versiones y auditoría
Colaboración en el desarrollo de documentos, bloqueo de documentos en la edición, edición on-line y off-line.
Seguridad de documentos mediante usuarios, roles y carpetas.
Ejecutar acciones, como conversiones, cambios de formato, envíos automáticos, etc.
Compartir documentos con otros usuarios
Incluir documentos en blogs y web de forma sencilla.
Carga de documentos a través del propio explorador de archivos de Windows (CIFs)

Características Técnicas

Alfresco es un aplicación libre cliente-servidor, multiplataforma, que usa tecnologías JAVA. El gestor de contenidos viene acompañado de una interfaz de usuario web, basada en estándares, que hace sus componentes totalmente integrables con la web 2.0.

Pionero en la filosofía SaaS, Alfresco permite gestionar el contenido como servicio, haciéndolo integrable con otras aplicaciones, mediante Web Services. Además, incluye el total acceso habilitando otros accesos como FTP, CIFS o IMAP o integrándolo con MS Office y Open Office. Puede administrar correo electrónico, y configurar el repositorio como una cuenta IMAP en el cliente de correo, Outlook o Thunderbird.

Alfresco es totalmente extensible y personalizable, tanto en aspectos del modelo de contenidos, como técnicos. La autenticación es abierta, compatible con LDAP y otras tecnologías. Permite la creación de usuarios y grupos, y la herencia opcional de permisos en los sub-espacios.

Indexación completa del contenido mediante el potente motor Lucene. Y búsquedas igualmente basadas en Lucene y Xpath.

Servicios Openred

Openred le ofrece la posibilidad de empezar a trabajar con esta herramienta de forma rápida y efectiva. Instalación, completamente configurada y adaptada a sus necesidades:

Separación del repositorio y base de datos del motor
Configuración del acceso mediante mediante FTP, CIFS e IMAP.
Configuración de integración con clientes de correo y paquetes office.
Configuración de Backup y restauración segura, así como purgado de contenidos huérfanos.

Personalizaciones y adaptaciones:

Extensión del modelo de contenidos a su modelo de negocios.
Definición de la estructura departamental del repositorio: estructura, categorías, permisos, reglas, acciones, etc.
Personalización de la interfaz web: plantillas de contenido y de correo, widgets, nuevos wizards.
Creación de Flujos de Trabajo adaptados a la Organización (P.Ej. Gestión de Expedientes).

Integración con otras herramientas, mediante web services de forma programática.

Desarrollo de herramientas que se integran con Alfresco.

Soporte y formación para usuarios técnicos y no técnicos